Ο Ultimate Οδηγός Σχεδιασμού Συνεδριάσεων
Η βασική ιδέα μιας συνάντησης είναι απλή: όταν δύο ή περισσότεροι άνθρωποι συναντηθούν για να συζητήσουν ένα ή περισσότερα θέματα. Μπορεί να είναι σε επίσημο ή ανεπίσημο περιβάλλον. Μπορεί να είναι μεταξύ των ανθρώπων ενός οργανισμού ή μεταξύ ανθρώπων σε περισσότερους από έναν οργανισμούς.
Η έννοια της συνάντησης είναι αρχαία. Στο πιο βασικό τους επίπεδο, πραγματοποιούνται συναντήσεις που φέρνουν τους ανθρώπους μαζί για να μιλήσουν για πράγματα. Μπορεί να υπάρχουν σοβαροί λόγοι για να έχουν συναντήσεις και κακοί λόγοι να έχουν συναντήσεις, και οι δύο θα συζητήσουμε.
Υπάρχουν επίσης διαφορετικές συναντήσεις, μερικές από τις οποίες είναι εγγενώς πιο παραγωγικές από άλλες.
Πότε να τα έχουν
Υπάρχουν μερικοί μεγάλοι λόγοι για να συναντηθούν. Υπάρχουν πολλές φορές όταν μια συνάντηση είναι ο καλύτερος τρόπος για να γίνει κάτι.
Οι πωλήσεις και οι συναντήσεις πελατών είναι μια προφανής στιγμή κατά την οποία οι συναντήσεις είναι απαραίτητες. Εκτός αυτού, όμως, υπάρχουν και άλλοι σοβαροί λόγοι για τις συναντήσεις:
- Διαδοχικές συναντήσεις : Αυτές είναι συχνά πολύ πιο εύκολο να κάνουν πρόσωπο με πρόσωπο, ακόμα κι αν αυτό σημαίνει ουσιαστικά.
- Για να δημιουργήσετε υποστήριξη για μια απόφαση : Ενώ οι συναντήσεις για τη λήψη αποφάσεων είναι συχνά χρονοβόρες, οι συναντήσεις για την οικοδόμηση υποστήριξης μόλις ληφθεί απόφαση είναι μερικές φορές μια καλή ιδέα.
- Για να καλύψετε κάτι σημαντικό : Μερικές φορές, μια μικρή συνάντηση είναι ένας καλός τρόπος για να καλύψετε κάτι σημαντικό με έναν βασικό λαό. Αυτό μπορεί να ισχύει ιδιαίτερα εάν τα σημαντικά νέα δεν είναι ιδιαίτερα θετικά. Η αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο είναι συχνά ένας πολύ καλύτερος τρόπος να σπάσει τα κακά νέα από κάτι απρόσωπο σαν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πότε να τα παραλείψετε
Οι συναντήσεις είναι συχνά απίστευτα αναποτελεσματικοί τρόποι επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, τα μέλη της ομάδας και ακόμη και τους πελάτες. Μπορούν να διακόψουν την εργάσιμη ημέρα με τρόπους που είναι πολύ επιζήμιοι για την παραγωγικότητα. Μπορούν να διαρκέσουν πολύ περισσότερο από το προβλεπόμενο. Και πολλές φορές, δεν οδηγούν σε κανένα παραγωγικό συμπέρασμα.
Αν δεν υπάρχει κανένας καλός λόγος για να έχετε μια συνάντηση αντί για άλλες μορφές επικοινωνίας, τότε είναι καλύτερο να εξερευνήσετε άλλες επιλογές για την επίτευξη του αποτελέσματος που ελπίζατε να πάρετε από μια συνάντηση.
Ακολουθούν μερικοί κακοί λόγοι για να έχετε συναντήσεις:
- Συναντήσεις κατάστασης : Αυτές συχνά πραγματοποιούνται μόνο για να ενημερώνονται οι άνθρωποι για το τι συμβαίνει με κάτι, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή παρόμοια επικοινωνία είναι πιο αποτελεσματική και σπαταλά πολύ λιγότερο χρόνο.
- Ενημέρωση συσκέψεων : Όπως συναντήσεις κατάστασης, ενημερώσεις συναντήσεων χρησιμοποιούνται όταν διάφορα μέλη της ομάδας πρέπει να ενημερώσουν πού βρίσκονται σε ένα έργο. Και πάλι, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλα μηνύματα με βάση το κείμενο θα ήταν πιο αποτελεσματικά.
- Ας ακούσουμε όλους : Αυτού του είδους οι συναντήσεις συχνά χάνουν ένα απίστευτο χρονικό διάστημα, ακόμα και αν το καταφέρει καλά. Αντ 'αυτού, ζητήστε από όλους να υποβάλουν τις ιδέες τους ή τις ανησυχίες τους και στη συνέχεια να βρουν τρόπους αντιμετώπισής τους (που θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν μια συνάντηση).
Τώρα, βέβαια, υπάρχουν στιγμές που οι συναντήσεις έχουν να κάνουν περισσότερο με τις κοινωνικές προσδοκίες παρά με το να δουλεύουν πραγματικά. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν πρόκειται για συναντήσεις πελατών. Μερικοί πελάτες αισθάνονται την ανάγκη για εκείνο το "πρόσωπο με το χρόνο" με τους ανθρώπους που προσλαμβάνουν, και ίσως χρειαστεί να ασχοληθείτε μόνο με αυτό ή να διακινδυνεύσετε να χάσετε τον πελάτη. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι καλύτερο να προγραμματίσετε κάποια επικοινωνία παρακολούθησης για να διευκρινίσετε οτιδήποτε συζητείται στη συνεδρίαση.
Ποιος πρέπει να συμπεριληφθεί
Είναι σημαντικό ότι κάθε άτομο που συμμετέχει σε μια συνάντηση πρέπει πραγματικά να είναι εκεί και όλοι όσοι πρέπει να είναι εκεί πραγματικά.
Αν συναντάτε ένα συγκεκριμένο έργο, τότε όλοι οι συμμετέχοντες σε αυτό το έργο πρέπει να είναι εκεί. Εάν συναντάτε τους πελάτες σας, βεβαιωθείτε ότι οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων είναι εκεί εάν είναι δυνατόν. Θέλετε να μιλήσετε απευθείας στο πρόσωπο που πραγματικά κάνει τις αποφάσεις, αντί για άλλο μέλος του προσωπικού που πρέπει να βασιστείτε για να αναμεταδώσετε με ακρίβεια όσα είπατε.
Οι τύποι συναντήσεων
Υπάρχουν πολλά διαφορετικά είδη συναντήσεων. Ορισμένοι είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι, ενώ άλλοι είναι λιγότερο.
Εσωτερικές συναντήσεις
Εσωτερικές συναντήσεις, γνωστές και ως συναντήσεις προσωπικού ή συναντήσεις ομάδων, διεξάγονται στον οργανισμό σας. Μπορούν να περιλαμβάνουν ολόκληρο το προσωπικό σας (σπάνια μια καλή ιδέα) ή απλά συγκεκριμένα μέλη της ομάδας.
Οι εσωτερικές συναντήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν για διάφορους λόγους, αλλά συνήθως πραγματοποιούνται όταν η ανταλλαγή πληροφοριών και η συζήτηση πρέπει να πραγματοποιηθεί μέσα σε μια ομάδα.
Υπάρχουν κάποιες βάσιμες αιτίες για τη διεξαγωγή εσωτερικών συνεδριάσεων:
- Διαλογιστικές συναντήσεις
- Συνεδριάσεις στόχων
- Ομαδικότητα (που συχνά πραγματοποιούνται έξω από το γραφείο, αν και όχι απαραίτητα)
- Μεγάλες συνεδριάσεις φωτογραφιών (που γενικά πραγματοποιούνται μόνο μία φορά το χρόνο ή έτσι)
Ωστόσο, οι εσωτερικές συναντήσεις τείνουν να είναι οι πιο επιρρεπείς σε σπατάλη χρόνου. Υπάρχουν συχνά καλύτεροι τρόποι επικοινωνίας και αποτελεσματικής συνεργασίας από το να έχετε επίσημες συναντήσεις, οπότε προσέχετε να τις χρησιμοποιήσετε ως απόσπαση της προσοχής σας.
Μακρινές και εικονικές συναντήσεις
Οι εικονικές συναντήσεις γίνονται πιο συνηθισμένες, καθώς περισσότερες ομάδες και εταιρείες απασχολούν απομακρυσμένους εργαζόμενους. Ορισμένες εταιρείες λειτουργούν χωρίς τίποτα, αλλά με ένα εικονικό γραφείο, που σημαίνει ότι σχεδόν αποκλειστικά έχουν απομακρυσμένες συναντήσεις.
Αυτά γενικά γίνονται μέσω εργαλείων όπως το Skype ή άλλες υπηρεσίες web conferencing. Υπάρχουν επίσης και άλλα εργαλεία απομακρυσμένης διάσκεψης και συνεργασίας εκεί έξω, ανάλογα με το τι πρέπει να ολοκληρώσετε. Και φυσικά, υπάρχει πάντα το σήμα κατατεθέν της απομακρυσμένης συνάντησης: η τηλεδιάσκεψη.
Συναντήσεις πωλήσεων
Οι συναντήσεις πωλήσεων πραγματοποιούνται με υποψήφιους πελάτες και συχνά είναι κάτι περισσότερο από μια κατάσταση "γνωριμίας" σας. Οι στόχοι εδώ είναι να γνωρίσετε τον πελάτη και να τον πείσετε ότι είστε η σωστή ομάδα για την εργασία (ή τουλάχιστον όχι η λάθος ομάδα).
Οι συναντήσεις πωλήσεων μπορούν να πραγματοποιηθούν στο γραφείο σας, στο γραφείο του πελάτη ή σε μια τρίτη θέση όπως εστιατόριο ή καφετέρια.
Υπάρχουν μερικά κλειδιά για συναντήσεις πωλήσεων, ειδικά αν συναντάτε κάπου δημόσια.
- Εάν φιλοξενείτε τη συνάντηση στο δικό σας γραφείο, δώστε τουλάχιστον ελαφριά αναψυκτικά όπως καφέ.
- Εάν πηγαίνετε στο γραφείο του πελάτη, πρέπει να γνωρίζετε τον κώδικα ενδυμασίας της επιχείρησής σας. Ενώ δεν χρειάζεται απαραίτητα να τα ταιριάξετε εντελώς, δεν θέλετε να εμφανίζονται σε κοστούμι τριών τεμαχίων όταν όλοι υπάρχουν σε τζιν και μπλουζάκια ή αντίστροφα.
- Πάρτε τα συνθήματά σας από τον υποψήφιο πελάτη σας σχετικά με τα τρόφιμα και τα ποτά εάν συναντήσετε σε ένα εστιατόριο. Εάν δεν παραγγέλνουν οινοπνευματώδη, δεν πρέπει ούτε να κάνετε. Ακόμα κι αν είσαστε πελάτης πιείτε βαριά, δεν πρέπει να είστε. Μείνετε επαγγελματίες!
- Περιμένετε να παραλάβετε την καρτέλα αν πάρετε έναν πελάτη σε ένα εστιατόριο, καφετιέρα κ.λπ.
- Είναι καλή ιδέα να σκεφτείτε μια συνάντηση πωλήσεων λίγο σαν μια πρώτη ημερομηνία: θέλετε να βρείτε κοινό έδαφος δίνοντας ταυτόχρονα μια μεγάλη (και ακριβή) πρώτη εντύπωση.
Οι συναντήσεις πωλήσεων συχνά θεωρούνται ως απαραίτητο κακό. Μερικοί άνθρωποι ευδοκιμούν σε αυτές τις ρυθμίσεις και μπορούν να κλείσουν μια συμφωνία με έναν πελάτη χωρίς πρόβλημα. Άλλοι άνθρωποι τους μισούν και τους αποφεύγουν αν είναι δυνατόν. Δυστυχώς, ορισμένοι πελάτες θα επιμείνουν σε αυτό το είδος συνάντησης πριν είναι πρόθυμοι να συνεργαστούν μαζί σας.
Συναντήσεις με υπάρχοντες πελάτες
Μερικές φορές ένας πελάτης με τον οποίο εργάζεστε ήδη θα θέλει μια συνάντηση. Αυτό γίνεται συχνά για να λαμβάνετε ενημερώσεις σχετικά με το έργο ή εάν το πεδίο εφαρμογής του έργου πρέπει να αλλάξει.
Μερικές φορές θα συναντήσετε κάπου ουδέτερο, αλλά αυτές οι συναντήσεις γίνονται συχνά στο γραφείο του πελάτη ή του πελάτη σας. Και πάλι, όπως μια συνάντηση πωλήσεων, θα θελήσετε να παρέχετε κάποια βασικά αναψυκτικά εάν συναντάτε το γραφείο σας.
Η εναρκτήρια συνάντηση είναι ένας πολύ κοινός τύπος συνάντησης προγραμματισμού που μπορεί να χρειαστείτε για κάθε νέο πελάτη. Αυτό συμβαίνει όταν ο πελάτης και το μεγαλύτερο μέρος ή το σύνολο της ομάδας του έργου συναντώνται στην αρχή ενός έργου για να εξοικειωθούν μεταξύ τους και να συζητήσουν τον ρόλο κάθε μέλους της ομάδας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό δεν θα γίνει με έναν πελάτη και θα είναι μια εσωτερική συνάντηση.
Ετήσιες συναντήσεις
Οι ετήσιες συναντήσεις είναι λίγο διαφορετικές και συχνά μοιάζουν περισσότερο με συνέδρια από ό, τι θεωρούμε ως συναντήσεις. Μια ετήσια συνάντηση θα συγκεντρώσει όλους σε έναν οργανισμό, και μερικές φορές θα περιλαμβάνει ομιλητές, εργαστήρια, μαθήματα και τα συναφή.
Αυτά είναι τα πιο συνηθισμένα σε μεγάλες εταιρείες με πολλά γραφεία, αν και είναι επίσης συχνές μεταξύ των εταιρειών που διαθέτουν κατανεμημένο εργατικό δυναμικό. Είναι ένας καλός τρόπος για τους εργαζόμενους που σπάνια αλληλεπιδρούν προσωπικά να συνδεθούν και μπορούν να ενισχύσουν την εσωτερική κουλτούρα της εταιρείας.
Επιβιώνοντας συναντήσεις πελατών
Οι συναντήσεις πελατών σας ασκούν μεγαλύτερη πίεση από τη μέση εσωτερική συνάντηση. Πρέπει να κάνετε μια επαγγελματική εντύπωση αν είναι η πρώτη ή η δέκατη πέμπτη σύσκεψη. Υπάρχουν αρκετά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να διασφαλίσετε ότι οι συνεδριάσεις των πελατών σας είναι αποτελεσματικές.
Χρειάζεται μια ατζέντα
Κάθε συνάντηση που έχετε με τους πελάτες πρέπει να έχει μια ατζέντα, ακόμα και αν είναι μόνο στο μυαλό σας. Οι συναντήσεις πραγματοποιούνται για κάποιο λόγο και υπάρχουν ορισμένα πράγματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν. Ρωτήστε τον πελάτη σας ποιος είναι ο σκοπός της συνάντησης (αν το έχετε ζητήσει) ώστε να έχετε μια σαφή εικόνα του τι πρέπει να επιτευχθεί.
Ορίστε τους βασικούς στόχους
Αυτό συνδέεται άμεσα στην ημερήσια διάταξη, αν και δεν είναι απαραίτητα το ίδιο πράγμα. Οι στόχοι σας για τη συνάντηση μπορεί να είναι να διευκρινίσετε ορισμένες πτυχές ενός έργου ή να ζητήσετε από τον πελάτη να υπογράψει μια ιδέα που έχετε. Και στις δύο περιπτώσεις, γνωρίζοντας ποιοι είναι οι στόχοι σας στη συνάντηση, και γνωρίζοντας τι είναι οι στόχοι του πελάτη, θα κάνει μια πιο ομαλή συνάντηση.
Ρωτήστε καλές ερωτήσεις
Στις περισσότερες συνεδριάσεις πελατών, θέλετε να συλλέξετε πληροφορίες από τον πελάτη, ακόμη και αν αυτές οι πληροφορίες είναι ανατροφοδότηση για τις ιδέες ή τις προτάσεις σας. Κάνοντας καλές ερωτήσεις των πελατών σας, θα είστε σε θέση να φτάσετε στη ρίζα του τι θέλουν και τι πραγματικά σκέφτονται. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ίδιοι οι πελάτες ενδέχεται να μην γνωρίζουν τι θέλουν και μόνο μέσω ερωτήσεων από αυτούς θα μπορέσετε να τους οδηγήσετε σε ένα συμπέρασμα.
Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν οι κατάλληλοι άνθρωποι
Όπως ήδη αναφέρθηκε, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σχετικά με οποιοδήποτε έργο είναι παρόντες στις συναντήσεις σας. Χωρίς αυτούς, η συνάντηση δεν μπορεί να φτάσει σε πραγματικό συμπέρασμα ή λύση, και κινδυνεύετε να πιάσετε σε έναν ατελείωτο κύκλο παρακολούθησης.
Κατά τη σύσταση μιας συνάντησης πελάτη, είναι εντάξει να ρωτήσετε και ακόμη και να ζητήσετε ρητά ότι ορισμένοι βασικοί υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων θα είναι παρόντες (αν γνωρίζετε ποιοι είναι). Εάν δεν γνωρίζετε ποιοι είναι, τότε είναι αποδεκτό να ρωτήσετε όποιον συναντάτε εάν υπάρχουν επιπλέον άτομα που συμμετέχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και δείτε αν θα παρακολουθήσουν.
Προετοιμάσου
Η προετοιμασία είναι διπλή. Πρώτον, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις πληροφορίες που θα χρειαστεί να παρουσιαστεί σωστά στον πελάτη σας. Αυτό περιλαμβάνει οπτικά βοηθήματα, εάν είναι απαραίτητο, καθώς και οποιαδήποτε πραγματικά πρωτότυπα ή mockups που μπορεί να έχετε.
Εάν δεν συναντάτε το γραφείο σας, βεβαιωθείτε ότι θα έχετε πρόσβαση στο wi-fi εάν θέλετε να εμφανίσετε ηλεκτρονικά στοιχεία. Έχετε ένα πλάνο υποστήριξης για κάθε περίπτωση. Τίποτα δεν φαίνεται πιο αντιεπαγγελματικό από ό, τι όταν εμφανίζετε σε μια συνάντηση και δεν μπορείτε να τους δείξετε τι έχετε υποσχεθεί.
Δεύτερον, είναι αναπόφευκτο οι πελάτες σας να έχουν κάποιες ερωτήσεις ή αντιρρήσεις σε ό, τι συναντάτε. Είναι σημαντικό να προετοιμαστείτε για αυτά τα ερωτήματα ή τις αντιρρήσεις. Μπορεί μερικές φορές να είναι καλή ιδέα να ασκηθείτε μια παρουσίαση μπροστά σε άλλους, για να δείτε ποιες ερωτήσεις ή αντιρρήσεις μπορεί να έχουν ως τρόπο προετοιμασίας.
Κρατάω σημειώσεις
Θα πρέπει πάντα να λαμβάνετε σημειώσεις κατά τη διάρκεια οποιασδήποτε συνάντησης πελάτη. Δεν μπορείτε να βασιστείτε στη μνήμη σας για να θυμάστε σημαντικά στοιχεία ή σημεία συζήτησης. Ακόμη και ένα ευρύ περίγραμμα αυτού που συζητήθηκε μπορεί να είναι χρήσιμο.
Μια τεχνική που μπορεί να είναι χρήσιμη αν σημειώνετε κατά τη διάρκεια της πραγματικής συνάντησης δεν είναι βολική ή αν είστε μόνο σε θέση να σημειώσετε λίγα πράγματα, είναι να κάνετε κάποιες σημειώσεις αμέσως μετά τη συνάντηση. Εάν έχετε πάρει μερικές σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης και στη συνέχεια παίρνετε πέντε με δέκα λεπτά αργότερα για να σαρώνετε τα έξω και να σημειώσετε οποιεσδήποτε άλλες ιδέες που έρχονται σε σας, θα έχετε λιγότερη πιθανότητα να ξεχάσετε κάτι σημαντικό.
Στείλτε μια σύνοψη μετά τη σύσκεψη
Είναι ζωτικής σημασίας ο καθένας στη συνάντηση να είναι η ίδια στο τέλος. Αυτός είναι ο λόγος που η σύνοψη μετά τη σύσκεψη μπορεί να είναι ένα εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο. Αφιερώστε λίγα λεπτά για να γράψετε μια περίληψη της συνάντησης, ειδικά συμπεριλαμβανομένων τυχόν συμπερασμάτων που έχουν επιτευχθεί ή οποιωνδήποτε μέτρων δράσης που πρέπει να γίνουν.
Αναθέστε εργασίες παρακολούθησης
Κατά πάσα πιθανότητα θα αφήσετε μια συνάντηση με μια λίστα με πράγματα που πρέπει να γίνουν στη συνέχεια. Εκτός αν το χειρίζεστε μόνοι σας, βεβαιωθείτε ότι κάθε εργασία έχει ανατεθεί σε ένα μέλος της ομάδας για να ολοκληρωθεί.
Να κάνετε τις εσωτερικές συναντήσεις παραγωγικές
Λαμβάνοντας υπ 'όψιν ότι 37 δισεκατομμύρια δολάρια σε μισθολογικές δαπάνες χάνονται κάθε χρόνο σε περιττές και αντιπαραγωγικές συναντήσεις μόνο για τις επιχειρήσεις των ΗΠΑ, είναι σημαντικό να περιορίσετε τις συναντήσεις σας και να τις διατηρήσετε σε καλό δρόμο.
Υπάρχει ένας τόνος δυνατών τρόπων για να ξεπεραστούν οι εσωτερικές συναντήσεις και να χάσετε χρόνο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πολλές εταιρείες τις αποφεύγουν εξ ολοκλήρου. Υπάρχουν όμως ορισμένα κλειδιά για την παραγωγικότητα των συναντήσεων σας.
Σκεφτείτε το χρονοδιάγραμμα
Όταν έχετε τις συναντήσεις σας είναι ένα πολύ σημαντικό μέρος του πόσο αποτελεσματικές είναι. Ενώ η ίδια η συνάντηση μπορεί να διαρκέσει μόνο για 30 λεπτά, αν διακόψει τον πιο παραγωγικό χρόνο των ημερών των υπαλλήλων σας, δεν είναι καλή χρήση του χρόνου. Σκεφθείτε να έχετε συναντήσεις το πρώτο πράγμα το πρωί (όταν πολλοί εργαζόμενοι χάνουν χρόνο να πάρουν τον καφέ και να συνομιλήσουν με τους συναδέλφους τους, ή να κάνουν μίνιμπι καθήκοντα όπως η κάλυψη μέσω email) ή μετά το γεύμα.
Μερικοί από τους χειρότερους χρόνους για τις συναντήσεις είναι ακριβώς πριν από το μεσημεριανό γεύμα (όλοι είναι πεινασμένοι και θέλουν να φύγουν) και στο τέλος της ημέρας (οι άνθρωποι είναι περισσότερο επικεντρωμένοι στην ολοκλήρωση της δουλειάς τους, ώστε να μπορούν να πάνε σπίτι για τη νύχτα). Το μεσημέρι και το μεσημέρι μπορεί να είναι καλό ή κακό, ανάλογα με τους κύκλους εργασίας των υπαλλήλων σας.
Ορίστε έναν σκοπό και ημερήσια διάταξη
Κάθε σύσκεψη πρέπει να έχει σκοπό, ο οποίος θα πρέπει να οριστεί πριν από τη συνάντηση. Πέρα από αυτό, ο σκοπός της σύσκεψης πρέπει να μοιραστεί με όσους συμμετέχουν στη συνάντηση, ώστε να γνωρίζουν τι πρέπει να περιμένουν.
Τίποτα δεν προκαλεί περισσότερο άγχος ή περισσότερους σπατάλη χρόνου από μια συνάντηση μυστηρίου που οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν το σκοπό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν η εταιρεία αντιμετωπίζει οποιαδήποτε αλλαγή ή αντιμετωπίζει προβλήματα οικονομικά ή άλλως (ή αν φημολογείται ότι αντιμετωπίζετε προβλήματα).
Οι εργαζόμενοι συχνά απομένουν αναρωτιούνται εάν η επόμενη συνάντηση είναι αυτή στην οποία θα μάθουν για μαζικές απολύσεις, μεγάλες αλλαγές στη διάρθρωση των τμημάτων ή τα καθήκοντα εργασίας, ή χειρότερα. η ίδια η εταιρεία κλείνοντας. Αυτό απομακρύνεται από την παραγωγικότητά τους πριν από τη συνάντηση, καθώς απομένουν ανησυχούν για το τι θα περιλαμβάνει η συνάντηση.
Η ημερήσια διάταξη της συνάντησης θα πρέπει να αποστέλλεται πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Πρέπει να περιγράψει με σαφήνεια τι θα συζητηθεί, καθώς και το χρόνο και τη διάρκεια της συνεδρίασης.
Μείνετε στο θέμα
Δεδομένου ότι έχετε μια ατζέντα, είναι ευκολότερο να παραμείνετε στο θέμα καθ 'όλη τη διάρκεια της συνάντησης. Εάν οι συμμετέχοντες προβάλλουν πρόσθετα θέματα, σημειώστε τους για να συζητήσουν αργότερα, αλλά μην παραβλέπετε την ημερήσια διάταξη.
Μπορεί ακόμη και να είναι χρήσιμο να ζητήσετε από έναν συγκεκριμένο συμμετέχοντα να είναι υπεύθυνος για την τήρηση των πραγμάτων. Είναι μια σημαντική δουλειά και αυτή που πρέπει να αντιμετωπιστεί αν έχετε οποιαδήποτε ελπίδα να κάνετε τις συναντήσεις σας παραγωγικές.
Θα πρέπει να παρακολουθήσουν μόνο οι απαραίτητοι άνθρωποι
Γιατί να σπαταλάτε το χρόνο των εργαζομένων που δεν χρειάζεται να βρίσκονται σε μια συνάντηση; Μόνο τα άτομα που συμμετέχουν άμεσα σε οποιαδήποτε θέματα της συνάντησης πρέπει να είναι παρόντα. Μερικές φορές αυτό σημαίνει ότι χωρίζετε σε περισσότερες από μία συναντήσεις, έτσι ώστε τα θέματα να σχετίζονται με κάθε ομάδα συμμετεχόντων. Πρόκειται για μια πολύ καλύτερη ιδέα από το να απαιτούν οι εργαζόμενοι που χρειάζεται μόνο να είναι εκεί για ένα μικρό μέρος μιας συνάντησης από την σπατάλη μιας ώρας της εργάσιμης ημέρας τους.
Προετοιμάστε επαρκώς
Μόλις έχετε την ατζέντα σας στο χέρι, μπορείτε να προετοιμαστείτε επαρκώς για τη συνάντηση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα όσα χρειάζεστε και βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που χρειάζονται οι συμμετέχοντες σας πριν από την ώρα μοιράζονται πριν από την έναρξη της σύσκεψης. Το τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνετε όταν ξεκινά η συνάντηση είναι να κοιτάξετε μέσα από τυχαίες σημειώσεις για να προσπαθήσετε να καταλάβετε πού να ξεκινήσετε ή τι να καλύψετε.
Αυτός είναι και ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να μοιραστείτε την ατζέντα σας με τους συμμετέχοντες, ώστε να έχουν επίσης χρόνο να προετοιμαστούν επαρκώς.
Προσέξτε στο ρολόι
Κάθε συνάντηση πρέπει να έχει χρόνο έναρξης και ώρα λήξης. Οι χρόνοι αυτοί πρέπει να τηρηθούν. Αυτό σημαίνει την έναρξη της συνάντησης εγκαίρως, ακόμα και αν δεν υπάρχει όλος ο κόσμος. Σημαίνει επίσης να τερματίζεται η συνάντηση ακόμα και αν δεν έχουν καλυφθεί όλα. Η αυστηρή εφαρμογή αυτού του κανόνα θα σας κάνει πιο αποτελεσματικούς, καθώς θα έχετε λιγότερες πιθανότητες να ξεφύγετε αν γνωρίζετε ότι πρέπει να περάσετε από ορισμένα πράγματα σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
Αν κάποιος καθυστερήσει, μην παίρνετε χρόνο από την ίδια τη συνάντηση για να ανακεφαλαιώσετε τα πράγματα γι 'αυτά. Το μόνο που κάνει είναι να τιμωρήσει εκείνους που έχουν καταβάλει προσπάθειες να είναι ακριβείς και να σπαταλούν μέρος της συνάντησης.
Πρέπει επίσης να κρατήσετε σύντομες τις συναντήσεις σας. Μια συνάντηση δεν πρέπει ποτέ να τρέξει περισσότερο από μία ώρα και περιορίζοντάς την σε τριάντα ή δεκαπέντε λεπτά είναι πολύ καλύτερη ιδέα. Όσο πιο σύντομη είναι η συνάντηση, τόσο πιο εύκολο είναι να παραμείνετε σε καλό δρόμο και τόσο λιγότερο χρόνο πρέπει να αποφύγετε το θέμα. Δημιουργεί επίσης μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης μεταξύ των συμμετεχόντων, και θα είναι πιο εύκολο να προχωρήσετε γρήγορα σε θέματα.
Η μόνη εξαίρεση από τον κανόνα των σύντομων συναντήσεων είναι οι συνεδρίες προβληματισμού. Αλλά ακόμα και αυτά πρέπει να διαλυθούν σε συντομότερες συνεδρίες για την πρόληψη της εξουθένωσης. Η σκέψη του εγκεφάλου για μια ώρα και στη συνέχεια να κάνει ένα διάλειμμα για λίγο πριν επιστρέψει σε αυτό μπορεί να είναι πολύ πιο παραγωγική από ό, τι προσπαθεί να εργαστεί κατ 'ευθείαν για δύο ή τρεις ώρες.
Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή
Οι συναντήσεις πρέπει να προσελκύουν όσους συμμετέχουν, έτσι ώστε να είναι πιο πιθανό να δίνουν προσοχή και να βγάζουν κάτι από τη συνάντηση. Κάντε ερωτήσεις, ζητήστε ιδέες και ζητήστε ανατροφοδότηση στο τέλος της συνάντησης. Μπορεί επίσης να είναι καλή ιδέα να ζητήσετε μια μεταθανάτια αναφορά στυλ από τους υπαλλήλους μετά τη συνάντηση, ώστε να μπορέσετε να βελτιώσετε τα πράγματα την επόμενη φορά.
Η παροχή στους υπαλλήλους της ημερήσιας διάταξης και άλλων σημαντικών πληροφοριών πριν από τη συνάντηση σημαίνει ότι θα είναι καλύτερα προετοιμασμένοι για να κάνουν ερωτήσεις ή να προσφέρουν διορατικότητα όταν τους ζητηθεί.
Κράτα καλές σημειώσεις
Κάποιος στη συνεδρίαση πρέπει να αναλάβει το καθήκον να σημειώνει και στη συνέχεια να το διανέμει στην ομάδα μετά τη λήξη της συνεδρίασης. Ενώ οι επίσημες συναντήσεις μπορεί να μην είναι απαραίτητες, οι σημειώσεις είναι πάντα μια καλή ιδέα.
Ενθαρρύνετε κάθε συμμετέχοντα να σημειώνει επίσης, αν και μην εκπλαγείτε αν κάποιοι δεν το κάνουν. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν να απορροφήσουν κατά τη διάρκεια της συνάντησης και να δώσουν προσοχή σε όλα όσα λέγονται και θα κάνουν σημειώσεις μετά τη λήξη της συνεδρίασης.
Αναθέστε τις επόμενες ενέργειες
Στο τέλος των πιο αποτελεσματικών συναντήσεων, θα υπάρχουν ορισμένα καθήκοντα που πρέπει να ολοκληρωθούν. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει καθήκοντα που προέκυψαν από την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης ή περιοχές όπου χρειάζονται περισσότερες πληροφορίες για να ληφθεί απόφαση.
Πάρτε ένα λεπτό για να εκχωρήσετε κάθε μία από αυτές τις εργασίες παρακολούθησης σε όποιον είναι ο καλύτερος για να τις ολοκληρώσει. Με την εκχώρηση τους συγκεκριμένα, θα γίνει πραγματικά, και κάποιος θα είναι υπεύθυνος αν δεν το κάνουν. Διαφορετικά, κινδυνεύετε ότι η επόμενη συνεδρίαση θα είναι λιγότερο αποτελεσματική, διότι δεν έχουν τα πάντα από την προηγούμενη συνεδρίαση αντιμετωπιστεί.
Διαχείριση εξ αποστάσεως συνεδριάσεων
Με όλο και περισσότερες ομάδες σχεδιασμού αποκεντρωμένες και εργάζονται εξ αποστάσεως, η απομακρυσμένη συνάντηση γίνεται όλο και πιο δημοφιλής. Ενώ πολλά από τα ίδια πράγματα ισχύουν για εικονικές συναντήσεις που ισχύουν για εκείνες που κρατούνται αυτοπροσώπως, υπάρχουν μερικές ιδιαίτερες εκτιμήσεις.
Πρώτα απ 'όλα, μπορεί να χρειαστεί να υπολογίσετε την κοινή χρήση οθόνης για μερικούς ή όλους τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Ακόμα κι αν δεν είναι απαραίτητη η κοινή χρήση οθόνης, μπορεί να χρειαστείτε έναν εικονικό πίνακα ή κάτι παρόμοιο για να μοιραστείτε ιδέες.
Θα θελήσετε πιθανότατα να χρησιμοποιήσετε web video, όπως το Skype, για να κάνετε τις απομακρυσμένες συναντήσεις πιο προσωπικές. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν συναντάς ανθρώπους που δεν συναντήσατε προσωπικά.
Σε μικρές συναντήσεις, ίσως θελήσετε να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία σίγασης για να κρατήσετε όλους πιο αφοσιωμένους. Αυτό μπορεί επίσης να είναι μια απόσπαση της προσοχής εν τούτοις, ειδικά αν μερικοί απομακρυσμένοι παρευρισκόμενοι εργάζονται από το σπίτι και μπορεί να έχουν άλλα πράγματα που συμβαίνουν στο παρασκήνιο. Σκεφτείτε λοιπόν, αλλά μην το θεωρήστε ως έναν σκληρό και γρήγορο κανόνα.
Όπως οι συναντήσεις πραγματικού κόσμου, θα πρέπει να επιμείνετε σε μια καθορισμένη ώρα και ημερήσια διάταξη και φροντίστε να ξεκινήσετε και να ολοκληρώσετε την συνάντησή σας εγκαίρως.
Πόροι για τις απομακρυσμένες συναντήσεις σας
Google+ Hangouts είναι μια δωρεάν υπηρεσία από την Google που είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μιλάτε πρόσωπο με πρόσωπο και μπορείτε να συνδεθείτε από οποιαδήποτε συσκευή και ακόμη και να ξεκινήσετε μια κλήση βίντεο απευθείας από το Gmail.
Skype προσφέρει ομαδική συνομιλία μέσω βίντεο που είναι ιδανική για απομακρυσμένες συναντήσεις.
Yugma προσφέρει δωρεάν και πληρωμένη διαδικτυακή διάσκεψη για μεγάλες και μικρές επιχειρήσεις.
WebEx , από την Cisco, προσφέρει εικονικές συναντήσεις που ξεκινούν από μόλις $ 19 / μήνα (αν και υπάρχει ένα δωρεάν σχέδιο που επιτρέπει σε 3 άτομα να συναντηθούν). Προσφέρουν ακόμη και εργαλεία για εκπαίδευση στο διαδίκτυο και εκδηλώσεις.
Voxwire είναι μια εύκολη λύση web conferencing που λειτουργεί σε κινητές συσκευές (συμπεριλαμβανομένων των iOS, Blackberry και Android) και δεν απαιτεί καμία λήψη.
Απλώθηκε προσφέρει κοινή χρήση οθόνης, υποστήριξη παρουσίασης, whiteboards με εξαγωγή PDF και πολλά άλλα.
ReadyTalk προσφέρει διαδικτυακές, ηχητικές και βιντεοδιασκέψεις και προσφέρει ακόμη και αυτοματοποιημένα webinars "Simulive".
Mikogo σας επιτρέπει να φιλοξενείτε συναντήσεις, να παρουσιάζετε παρουσιάσεις ή ακόμα και να παρέχετε απομακρυσμένη υποστήριξη με ελεύθερους και πληρωμένους λογαριασμούς.
Πήγαινε στο ραντεβού προσφέρει τηλεδιάσκεψη και κοινή χρήση οθόνης για μέχρι 3 άτομα δωρεάν, με καταβεβλημένους λογαριασμούς για περισσότερους χρήστες.
GatherPlace είναι ένας εύκολος τρόπος για διαδικτυακή διάσκεψη που προσφέρει μια δωρεάν δοκιμή 14 ημερών.
BeamYourScreen προσφέρει εύκολη κοινή χρήση οθόνης για online συναντήσεις, συνέδρια ιστού και πολλά άλλα.
Βέη προσφέρει οπτική συνεργασία σε πραγματικό χρόνο χωρίς απαραίτητες εγκαταστάσεις.
Twiddla είναι μια «παιδική χαρά συναντήσεων» που βασίζεται στο διαδίκτυο, η οποία δεν απαιτεί εγκατάσταση και προσφέρει δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών.
Sync.in είναι ένας επεξεργαστής κειμένου online που προσφέρει λειτουργίες συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο.
Ελα μαζί μου προσφέρει άμεση κοινή χρήση οθόνης με απεριόριστο ήχο και άλλα ισχυρά εργαλεία.
Campfire προσφέρει συνεργατική συνεργασία με chat σε πραγματικό χρόνο. Σας επιτρέπει να μοιράζεστε κείμενο, αρχεία και κώδικα σε πραγματικό χρόνο με μεταγραφές.
Συνάντηση Zoho σας επιτρέπει να συνδέσετε και να προβάλετε την κοινή χρήση με άλλους και να συμπεριλάβετε ενσωματωμένη ηχοδιάσκεψη.
Ασφάλεια ηλεκτρική προσφέρει δωρεάν τρόπους για να συναντιέται και να μοιράζεται εξ αποστάσεως και συνεργάζεται με διάφορες πλατφόρμες.
Πλήθος προσφέρει απρόσκοπτα εργαλεία συνεργασίας για διανεμημένες ομάδες και είναι βελτιστοποιημένη για κινητές συσκευές.
Meetin.gs προσφέρει εύκολη εργαλεία προγραμματισμού συναντήσεων και ενσωματώνεται με το Skype, το Hangouts και το Lync.
MeetingBurner προσφέρει webinar και εργαλεία οθόνης, και είναι δωρεάν για έως και 10 άτομα χωρίς να απαιτείται εγκατάσταση.
συμπέρασμα
Οι συναντήσεις είναι ένα δύσκολο θέμα που μπορεί είτε να ενισχύσει την επιχείρησή σας και να βελτιώσει τη δουλειά σας, είτε να απορροφήσει την παραγωγικότητα και να δημιουργήσει περισσότερα προβλήματα από αυτά που επιλύουν. Ο σχεδιασμός αποτελεσματικών συναντήσεων και η χρήση συνεδριάσεων μόνο όταν είναι πραγματικά απαραίτητες είναι μια καλή συνήθεια για να μπει σε, και αυτό που δεν είναι ιδιαίτερα δύσκολο.