Η οργάνωση του έργου σας και η εύκολη διαχείριση είναι πάντα μια πρόκληση όταν εργάζεστε ως μέλος μιας ομάδας. Το πρόβλημα φτάνει σε ένα εντελώς νέο επίπεδο όταν αφορά ένα δημιουργικό έργο. Η δημιουργικότητα ανθίζει περισσότερο όταν είναι απεριόριστη, ενώ τα έργα συνεργασίας καταρρέουν χωρίς κανόνες.
Λοιπόν, τι πρέπει να κάνετε με ένα δημιουργικό έργο πρακτορείου που απαιτεί ομαδική εργασία και συνεργασία; Η οργάνωση και η ηγεσία, εάν εκτελούνται σωστά, δεν πρέπει να επηρεάζουν τη δημιουργική διαδικασία. Εδώ είναι εννέα πρακτικές συμβουλές για να κρατήσετε την ομάδα σχεδιαστή σας οργανωμένη ανεξάρτητα από το έργο στο χέρι!
Ορισμένα έργα είναι πιο πολύπλοκα από άλλα. Για να κρατήσετε τον εαυτό σας συντριπτικό, προσδιορίστε τα πιο σημαντικά καθήκοντα (τα MIT σας) τα οποία πρέπει να εργαστούν πριν το έργο ξεπεράσει το επόμενο επίπεδο. Το μυστικό είναι να προσδιορίσουμε έναν περιορισμένο (ρεαλιστικό) αριθμό κρίσιμων εργασιών που πρέπει να γίνουν και να προσπαθήσουμε πρώτα να τις ολοκληρώσουμε. Η παροχή μιας ρεαλιστικής προθεσμίας στην ομάδα σας θα δώσει κάθε ημέρα μια δομή και έναν συγκεκριμένο σκοπό. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να σκοτώσετε ένα ιδιαίτερα μεγάλο θηρίο ενός έργου ή τελικά να ολοκληρώσετε εκείνα τα μικρά καθήκοντα που έχουν περάσει γύρω από το γραφείο σαν μια ζεστή πατάτα και τελικά ξεχασμένα.
Ορισμός των MIT θα επιτρέψει στην ομάδα σχεδιαστών να αναλάβει την ευθύνη της ημέρας και όχι απλώς να αντιδράσει σε ό, τι τους ρίχνει.
Η φράση «εργαλείο διαχείρισης έργου» ακούγεται σαν σύρσιμο αλλά, στην πραγματικότητα, μπορεί να έρθει σε αρκετά βολικό. Δεν υπάρχει μεγαλύτερος χρόνος τρώγων εκεί έξω από τη χρήση πολλαπλών εργαλείων επικοινωνίας, αφήνοντας μικρά μηνύματα εδώ και εκεί και στη συνέχεια κρατώντας ορισμένα από τα μέλη της ομάδας στο σκοτάδι για την πρόοδο. Εξοικονομήστε τον χρόνο της ομάδας σας και την ταλαιπωρία προσπαθώντας να καταλάβετε τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια ή πού κατευθύνεται το έργο. Στην πραγματικότητα, χρησιμοποιώντας εργαλεία διαχείρισης έργου, θα δίνεται το πράσινο φως στη δημιουργικότητα μέσω της αποτελεσματικότητας.
Το τέχνασμα έγκειται στην επιλογή ενός εργαλείου που λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Σήμερα, υπάρχει μια πληθώρα εργαλείων λογισμικού για να διαλέξετε. Κάνετε λίγη έρευνα αγοράς, δοκιμάστε και πείραμα για να βρείτε ποιο εργαλείο διαχείρισης έργων είναι το κατάλληλο για την ομάδα σας.
Όταν πρόκειται για την επίτευξη ικανοποίησης των πελατών από άποψη σχεδιασμού, η πληροφορία είναι το κλειδί. Το συνηθισμένο «λιγότερο είναι περισσότερο» λέει ότι δεν λειτουργεί σε αυτή την περίπτωση. Αν θέλετε το έργο να γίνει σωστά και έγκαιρα, δώστε στην ομάδα σας όλες τις πληροφορίες που μπορείτε ενδεχομένως να κάνετε. Με αυτόν τον τρόπο οι σχεδιαστές σας δεν θα χρειαστεί να χάνουν χρόνο για την επαλήθευση ημερομηνιών και απαιτητικών λεπτομερειών.
Το πιο σημαντικό, δώστε σε όλα τα μέλη της ομάδας τις ίδιες πληροφορίες! Θα αποφύγετε πολλές συγκρούσεις και σύγχυση. Βάλτε όλες τις απαιτήσεις, τις ανάγκες, τους κανόνες και τις προθεσμίες εκεί έξω (χρησιμοποιώντας ένα φοβερό εργαλείο διαχείρισης ίσως) και η σχεδιαστής θα σας αγαπήσει γι 'αυτό.
Ο πελάτης είναι ο βασιλιάς και συχνά αναγκάζονται να κάνουμε οτιδήποτε για να τον ευχαριστήσουμε. Ωστόσο, ο καθορισμός γελοίων, μη ρεαλιστικών προθεσμιών για δημιουργικά έργα δεν είναι ένας τρόπος να προχωρήσουμε. Μην περιμένετε να δημιουργηθεί ένας πολύ καλός ιστοχώρος ή ένας πνευματικός ιστότοπος σε 24 ώρες. Με απλά λόγια, οι δημιουργικές ομάδες χρειάζονται χρόνο για να είναι δημιουργικοί, να δημιουργούν ιδέες, να σκιαγραφούν και να σχεδιάζουν, να αποδώσουν το καλύτερο. Αντί να αναγκάζετε την ομάδα εργασίας σας σε τρελές αγχωτικές συνθήκες, διδάξτε στους πελάτες σας την αξία του χρόνου σε δημιουργικά έργα.
Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση είναι καθοριστική να σχεδιάζετε αριστουργήματα. Για να υπάρξει ανατροφοδότηση, όλα τα μέλη της ομάδας σας πρέπει να αισθάνονται ασφαλείς να εκφράσουν τις απόψεις τους.
Ένας ηγέτης του έργου πρέπει να είναι πολύ σαφής και ανοιχτός για αυτό που τους αρέσει και δεν τους αρέσει σχετικά με τα προτεινόμενα σχέδια. Από την άλλη πλευρά, τα μέλη της ομάδας πρέπει να αισθάνονται ελεύθερα να προσφέρουν τη συμβολή τους και να αισθάνονται σαν να ακούγονται. Η επιτυχημένη ανατροφοδότηση αφορά το σεβασμό και τη λογική δικαιολόγηση των απόψεών σας. Είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να αποφύγετε την απογοήτευση μέσα στην ομάδα και να διατηρήσετε τα πνεύματα και την παραγωγικότητα.
Η τυποποίηση δεν είναι φιλική προς τη δημιουργικότητα, αλλά όταν η φαντασία πρέπει να είναι παραγωγική, είναι ο ιερός αγώνας της αποτελεσματικότητας. Οι ακατάστατες αλληλεπιδράσεις, οι ασυνεπείς μορφές εργασίας και τα μέλη της ομάδας που εργάζονται από απομακρυσμένες τοποθεσίες μπορούν να ανασυγκροτήσουν τη δημιουργική εργασία και την εξέλιξη του έργου!
Η τυποποίηση των ονομάτων αρχείων και των αλυσίδων επεξεργασίας θα επιτρέψει γρήγορες και χωρίς τριβές αλληλεπιδράσεις και δημιουργική εξερεύνηση. Η προσκόλληση σε μια συγκεκριμένη σύμβαση ονομασίας και στη ροή εργασίας θα βοηθήσει κάθε μέλος της ομάδας να εντοπίσει εύκολα τα αρχεία και να ολοκληρώσει το μέρος της εργασίας χωρίς να παραδώσει το χάος.
Η ομαδοποίηση παρόμοιων ή συναφών εργασιών είναι εγγυημένη συνταγή για αποδοτικότητα, ειδικά αν πρόκειται για κρίσιμες αλλά πολύ κουραμικές εργασίες ρουτίνας που μπορούν να διαταράξουν τη δημιουργική ροή εργασίας. Είτε φροντίζετε τα κοινωνικά μέσα είτε κατεβάζετε τα καθήκοντα πρόσληψης, διαθέστε 20-30 λεπτά, απομακρύνετε το μυαλό σας και αντιμετωπίστε όλα αυτά τα καθήκοντα μαζί. Θα είστε ελεύθεροι να επικεντρωθείτε στα πιο σημαντικά καθήκοντα σχεδιασμού στο χέρι, χωρίς περισπασμούς.
Κάθε δημιουργικό άτομο λειτουργεί διαφορετικά. Μερικοί προτιμούν να εργάζονται αργά, καλά στη νύχτα, άλλοι είναι στην καλύτερη τους σε αυτές τις φευγαλέες στιγμές σαφήνειας νωρίς το πρωί. Η καλύτερη δημιουργική δουλειά σπάνια συμβαίνει στο "αγαπημένο" πρόγραμμα εννέα με πέντε. Αν μπορείτε να το αντέξετε οικονομικά, αφήστε τα μέλη της ομάδας σας να επωφεληθούν από το προσωπικό τους υψηλής ενέργειας και υψηλής δημιουργικότητας . Ενθαρρύνετε τους να σημειώσουν το ρυθμό τους, να παρατηρήσουν πώς λειτουργούν και να προγραμματίζουν τα πιο απαιτητικά καθήκοντα όταν βρίσκονται στο αποκορύφωμά τους. Αν και λίγο λιγότερο δομημένη, αυτή η προσέγγιση είναι πιθανό να βελτιώσει την ποιότητα της εργασίας.
Για να είμαστε πιο ακριβείς, χρησιμοποιήστε συντομεύσεις γραφικών λογισμικού. Το τέχνασμα έγκειται στην προσαρμογή του χώρου εργασίας του λογισμικού ώστε να αντικατοπτρίζει και να ενεργοποιεί το είδος της εργασίας σχεδιασμού που κάνει η ομάδα σας σε τακτική βάση. Ένας από τους μεγαλύτερους εξοικονομητές χρόνου είναι η δημιουργία επαναχρησιμοποιούμενων προτύπων για επαναλαμβανόμενα είδη έργων και η δημιουργία βιβλιοθήκης αρχείων για τους πιο χρησιμοποιημένους γραφικούς πόρους, όπως εικονίδια, γραμματοσειρές ή υφές.
Όταν μια ομάδα λειτουργεί ομαλά, αντανακλά τα τελικά αποτελέσματα. Έτσι, η διατήρηση της ομάδας σχεδιαστών σας ευτυχισμένη αλλά δομημένη είναι επιτακτική για την επιτυχία οποιουδήποτε δημιουργικού οργανισμού. Πάρτε τον εαυτό σας ένα εργαλείο διαχείρισης έργου και να εφαρμόσετε οποιεσδήποτε από τις παραπάνω συμβουλές που σας άφησαν την προσοχή. Παρ 'όλα αυτά, ο καλύτερος τρόπος για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας είναι να ζητήσετε από τα μέλη της ομάδας σας τα πιο ανατρεπτικά ζητήματα και να τους ζητήσετε ιδέες!