Συγχαρητήρια! Κερδίσατε μια δουλειά, εργαστήκατε σκληρά για να δημιουργήσετε μια μεγάλη περιοχή, και ο πελάτης είναι ενθουσιασμένος με τα αποτελέσματα. Τώρα, δεν θα ήταν ωραίο να πληρώνομαι;
Ενώ η τιμολόγηση μπορεί να μην φαίνεται να είναι το πιο συναρπαστικό θέμα, είναι αναμφισβήτητα ένας από τους πιο κρίσιμους τομείς για κάθε επιχείρηση. Το τιμολόγιό σας αντικατοπτρίζει την επωνυμία σας, ενισχύει τον επαγγελματισμό σας, είναι ένα επιπλέον σημείο πώλησης για να κερδίσετε περισσότερη δουλειά και το πιο σημαντικό σας καταβάλλει. Κάνετε λάθος και δεν θα είστε στην επιχείρηση για πολύ.
Πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων αγωνίζονται με τη δημιουργία τιμολογίων, ειδικά εκείνων που κάνουν τα πάντα για την επιχείρησή τους από μόνα τους.
Στην επόμενη θέση, θα προσπαθήσω να διευκρινίσω αυτή τη διαδικασία, καθώς και ορισμένους όρους και πρακτικές που σχετίζονται με αυτήν, αποφεύγοντας οποιαδήποτε λογιστική φρασεολογία. Επιπλέον, θα σας δώσω 10 όμορφα πρότυπα τιμολογίων που μπορείτε να προσαρμόσετε και να χρησιμοποιήσετε αμέσως και θα σας δείξω μερικά εξαιρετικά εργαλεία που θα σας απλοποιήσουν και θα σας βοηθήσουν να τιμολογείτε σαν επαγγελματίας.
Ένα τιμολόγιο ή ένα νομοσχέδιο είναι ένα εμπορικό έγγραφο που εκδίδεται από τον πωλητή και λαμβάνεται από τον αγοραστή και το οποίο περιέχει λεπτομέρειες όπως οι τιμές και οι ποσότητες αγαθών, οι μέθοδοι πληρωμής και η μέγιστη περίοδος κατά την οποία ο αγοραστής πρέπει να προβεί στην πληρωμή.
Ο πωλητής είναι ο πωλητής ή ο πάροχος υπηρεσιών, ενώ ο αγοραστής είναι ο πελάτης ή ο πελάτης.
Αυτό το έγγραφο είναι σημαντικό και για τα δύο μέρη, επειδή ο πωλητής πρέπει να διατηρήσει ένα αντίγραφο ως αρχείο των πωλήσεών του και ο πελάτης πρέπει να διατηρήσει ένα αντίγραφο ως αρχείο της αγοράς του.
Η αποστολή τιμολογίου υποδεικνύει ότι «κάποιος σας χρωστάει χρήματα» και η παραλαβή τιμολογίου δηλώνει ότι «οφείλετε χρήματα».
Η εμφάνιση και η γλώσσα των τιμολογίων σας πρέπει να είναι σύμφωνη με το υπόλοιπο της επωνυμίας σας και με το μήνυμα που θέλετε να παραδώσετε. Θα πρέπει να ταιριάζει με το σχεδιασμό της επαγγελματικής σας κάρτας, την κεφαλή επιστολής, την ετικέτα, ακόμα και τα χρώματα του site σας.
Παρόλο που η διάρθρωση του τιμολογίου εξαρτάται από τη βιομηχανία, υπάρχουν ορισμένα γενικά στοιχεία και κανόνες που πρέπει να ακολουθηθούν.
Για να το θυμάστε πιο εύκολα, μπορείτε να διαιρέσετε το τιμολόγιο σε 6 διαφορετικά τμήματα:
Περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με την εταιρεία σας (ή το πλήρες όνομά σας εάν είστε ελεύθερος επαγγελματίας), το λογότυπο της εταιρείας, τα στοιχεία επικοινωνίας, πληροφορίες πληρωμής κ.λπ.
Εάν η εταιρεία σας έχει συγκεκριμένο νομικό καθεστώς, για παράδειγμα εάν στις ΗΠΑ είναι εταιρεία ή στο Ηνωμένο Βασίλειο είναι περιορισμένη τότε θα πρέπει να συμπεριλάβετε τις πληροφορίες που αφορούν τη δικαιοδοσία σας. αυτό συνήθως σημαίνει επίσημη διεύθυνση και αριθμό εγγραφής, αλλά οι κανόνες ποικίλλουν, επομένως συμβουλευτείτε την τοπική φορολογική υπηρεσία.
Στην Ευρώπη, αν είστε εγγεγραμμένος στο ΦΠΑ, πρέπει να συμπεριλάβετε και τον αριθμό ΦΠΑ σας.
Εδώ μπορείτε να καθορίσετε τις επιλογές τιμολογίου όπως η ημερομηνία έκδοσης - η ημερομηνία του τιμολογίου, οι καθαρές προθεσμίες, η ημερομηνία λήξης, το νόμισμα και ο αριθμός PO.
Στην επιχείρηση, ο όρος καθαρές 30 χρησιμοποιείται για να υποδείξει την πληρωμή εντός 30 ημερών, ή είναι αρκετά συνηθισμένο να βλέπετε 10/15, καθαρό 30 που είναι ένας άλλος τρόπος να πούμε 10% έκπτωση εάν καταβληθεί σε 15 ημέρες, και καθαρό οφειλόμενο εντός 30 ημερών.
Ωστόσο, οι άνθρωποι που έχουν λιγότερη επίγνωση της επιχειρηματικής ορολογίας ίσως να μην γνωρίζουν τι σημαίνει αυτό, έτσι ανάλογα με το ποιος είναι ο αγοραστής σας, ίσως είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε απλά αγγλικά: "Παρακαλείστε να σημειώσετε ότι η πληρωμή πρέπει να γίνει την ή πριν τις 07/09/2013 ".
Επίσης, λάβετε υπόψη σας ότι οι μορφές ημερομηνίας διαφέρουν διεθνώς - η πληρωμή που πρέπει να γίνει στις 07/09/2013 μπορεί να σημαίνει πληρωμή τον Ιούλιο ή τον Σεπτέμβριο, ανάλογα με την τοποθεσία του πελάτη - για να αποφύγετε τυχόν ασάφειες να εξετάσετε μια πιο τυπική έκφραση όπως η 9η Ιουλίου 2013.
Ένας άλλος όρος που μπορεί επίσης να προκαλέσει σύγχυση είναι "Κατά την παραλαβή". Τα πρωτοσέλιδα παρήγαγαν ένα ενδιαφέρουσα μελέτη που λέει ότι πολλοί άνθρωποι φαίνεται να το ερμηνεύουν ως "όποτε το νιώθεις".
Είναι σαν να λαμβάνουν ένα τιμολόγιο με τις λέξεις «πληρωτέο κατά την παραλαβή» και αμέσως να το χωρίζει στο σωρό «όποτε». Αντ 'αυτού, χρησιμοποιώντας συγκεκριμένους όρους όπως '21 ημέρες' φαίνεται να επικεντρώνουν το μυαλό του πελάτη γύρω από ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο και πραγματικά θα σας πληρώνουν γρηγορότερα από ζητώντας την άμεση πληρωμή. - Ζαχ Ματέ
Αυτό το μέρος περιέχει το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη που τιμολογείτε. Εάν απευθυνθείτε σε εταιρεία πολυεθνικού γραφείου, πρέπει να καθορίσετε το σωστό άτομο ή τμήμα. Αυτό μπορεί να μην είναι το άτομο που έχετε επικοινωνήσει κατά τη διάρκεια του έργου, οπότε για να πληρώσετε γρηγορότερα, φροντίστε να ρωτήσετε ποιος θα αντιμετωπίσει την πληρωμή σας.
Συνήθως, η λέξη Τιμολόγιο δεικνύει τον τίτλο, αλλά ανάλογα με τον τύπο, μπορεί επίσης να είναι Bill, Φορολογικό Τιμολόγιο, Pro-Forma, Γρήγορο Τιμολόγιο κλπ. Σε περίπτωση αμφιβολίας, κολλήστε με το Τιμολόγιο.
Ο αριθμός του τιμολογίου είναι μοναδικό αναγνωριστικό αναφοράς και χρησιμοποιείται σε περίπτωση αλληλογραφίας. Ο κανόνας είναι να μην χρησιμοποιείτε ποτέ τον ίδιο αριθμό για πολλά έγγραφα.
Σε ορισμένες νομοθεσίες είναι υποχρεωτικό να αυξάνονται οι αριθμοί των τιμολογίων σας χρονολογικά. Αλλά, δεν χρειάζεται να είναι διαδοχικές. Εάν δεν θέλετε ο πελάτης σας να γνωρίζει πόση δουλειά διασχίζει το γραφείο σας, θεωρήστε να αυξάνετε τον αριθμό τιμολογίου με τυχαίο αριθμό κάθε φορά που γράφετε ένα νέο τιμολόγιο: το πρώτο σας τιμολόγιο θα είναι «00007», το επόμενο θα είναι «00012», τότε '00014' και ούτω καθεξής.
Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τους κωδικούς στον αριθμό του τιμολογίου σας για να κάνετε jog σας μνήμη έρχονται φόρος χρόνου. Για παράδειγμα, το 2013-06-WDD-002 μπορεί να μεταφραστεί ως "Δεύτερο τιμολόγιο για το Webdesigner Depot τον Ιούνιο του 2013". Αυτό εξαρτάται από εσάς. να είστε δημιουργικοί και να βρείτε ένα σχήμα αρίθμησης που σας ταιριάζει καλύτερα.
Ο αναλυτικός κατάλογος θα πρέπει να περιγράφει με σαφήνεια τι χρεώνετε - όνομα / περιγραφή του προϊόντος ή της υπηρεσίας, ποσότητα, τιμή μονάδας, έκπτωση (συνήθως δοθείσα ως ποσοστό), φόρος και συνολικό ποσό.
Η περιγραφή θα πρέπει να ταιριάζει με τους όρους που έχετε συμφωνήσει με τον πελάτη σας, ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένος. Ελέγχετε πάντα για τυχόν λάθη, γραμματικά ή υπολογιστικά σφάλματα, καθώς δημιουργούν μια κακή εντύπωση και μπορεί να βλάψουν τη φήμη σας. Στην πραγματικότητα, ελέγξτε τριπλά το τιμολόγιό σας προτού το στείλετε.
Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι οι καταχωρίσεις ποσότητας και μοναδιαίας τιμής και να ελέγξετε ποιους είναι οι κανόνες. Για παράδειγμα, για τις επιχειρήσεις του Ηνωμένου Βασιλείου, εάν η εταιρεία σας είναι εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ, οι κανόνες HMRC σχετικά με τα τιμολόγια ΦΠΑ λένε ότι πρέπει να συμπεριλάβετε την τιμή ανά μονάδα στο τιμολόγιό σας.
Εάν χρεώνεστε με την ώρα, μπορείτε να καθορίσετε το ποσό των ωρών που έχετε ξοδέψει καθώς και την ωριαία σας χρέωση.
Τα υποσύνολα και τα σύνολα με ανάλυση των φόρων πρέπει να υπολογίζονται κάτω από τον πίνακα.
Βεβαιωθείτε ότι όλα είναι καθαρά ως ημέρα, διότι αν ο πελάτης δεν μπορεί να εντοπίσει το σύνολο που του ζητείται να πληρώσει, είναι πολύ πιθανό το τιμολόγιό σας να καταλήξει στη συσχέτιση με αργότερα.
Αυτό είναι ένα πλαίσιο για το προσαρμοσμένο μήνυμα ή τη σημείωση που περιγράφει λεπτομερέστερα τους όρους του τιμολογίου σας. Για παράδειγμα, εάν αποδεχτείτε περισσότερους από έναν τρόπους πληρωμής, μπορείτε να καθορίσετε την επιλογή που προτιμάτε. Είναι μια επιταγή, τραπεζική μεταφορά ή PayPal;
Επιπλέον, είναι ένα τέλειο σημείο για να δείξει εκτίμηση. Θυμηθείτε, είστε ευγενικοί και μπορείτε πραγματικά να σας πληρώσετε γρηγορότερα. Μερικές μελέτες υποστηρίζουν ότι μια απλή "ευχαριστία" μπορεί να αυξήσει το ποσοστό των τιμολογίων που πληρώνονται γρήγορα περισσότερο από 5%. Ανάλογα, αυτό θα μπορούσε να μεταφραστεί σε πολλά μετρητά ανά έτος.
Αν και η καθυστερημένη αμοιβή δεν είναι ο προτιμώμενος τρόπος μου να ζητήσω την πληρωμή έγκαιρης πληρωμής, να έχετε υπόψη ότι εδώ μπορείτε να το αναφέρετε και εσείς. Για παράδειγμα: "Τόκοι που έχουν συγκεντρωθεί στο 5% το μήνα στη συνέχεια".
Το τιμολόγιό σας είναι ένα κρυφό εργαλείο μάρκετινγκ. Απλώς φανταστείτε πόσο θα ήταν μεγάλη αν μπορούσατε να κάνετε το έγγραφό σας να ξεχωρίζει ανάμεσα σε άλλα 100 άτομα. Εγώ προσωπικά ενδιαφέρομαι περισσότερο να συνεργαστώ με πελάτες που μου στέλνουν δημιουργικά τιμολόγια. Ένα καλά σχεδιασμένο τιμολόγιο μπορεί να σας κάνει να σας χαροποιεί.
Για να σας ξεκινήσουμε έχουμε δημιουργήσει 10 templates για να κατεβάσετε δωρεάν, θυμηθείτε να εισαγάγετε το δικό σας εμπορικό σήμα και να προσαρμόσετε τη διατύπωση ενός αποτελεσματικού τιμολογίου.
Πώς τιμολογείτε πελάτες; Τι συμβουλές θα μοιραστείτε για να πληρώσετε έγκαιρα; Ενημερώστε μας στα σχόλια.
Τιμολόγια σχεδιασμένα από τον Ο Δημήτρης Στογιάνοφ.
Προτεινόμενη εικόνα / μικρογραφία, τιμολόγιο μέσω Shutterstock.