Επιχειρήσεις & Τεχνολογία

Ρύθμιση του βέλτιστου περιβάλλοντος εργασίας

Πόσο χρόνο σπαταλάτε κατά τη μέση μέρα που ψάχνετε για πράγματα που θάβονται κάπου στο γραφείο σας; Ή να σηκωθείς για να πάρεις κάτι στην άλλη πλευρά του γραφείου σου; Ή με άλλο τρόπο να ανακτήσετε τα πράγματα που χρειάζεστε για να κάνετε τη δουλειά σας;

Εάν προσθέσετε όλα αυτά τα χαμένα δευτερόλεπτα και λεπτά, ίσως να εκπλαγείτε με το ποσοστό της ημέρας σας που καταλαμβάνει.

Λαμβάνοντας το χρόνο για να δημιουργήσετε ένα βέλτιστο χώρο εργασίας μπορεί να σας εξοικονομήσει ώρες ή ακόμα και ημέρες κατά τη διάρκεια ενός έτους.

Αξίζει να πάρετε μια μέρα ή δύο για να ρυθμίσετε το γραφείο και την περιοχή εργασίας σας για να ταιριάζει καλύτερα στον τρόπο που εργάζεστε για να εξοικονομήσετε χρόνο αργότερα. Και η διαδικασία δεν είναι δύσκολη.

Απλώς απαιτεί μεγάλο προγραμματισμό και διερεύνηση του τρόπου με τον οποίο εργάζεστε καλύτερα, και στη συνέχεια να ρυθμίσετε τόσο τους φυσικούς όσο και τους εικονικούς χώρους εργασίας σας για να καλύψετε καλύτερα τις μεθόδους εργασίας σας.

Όπως αναφέρθηκε, είναι καλή ιδέα να αφήσετε κατά μέρος μια ημέρα για να βελτιστοποιήσετε το χώρο εργασίας σας. Θα δείτε πιθανώς τα θετικά αποτελέσματα στον χρόνο σας σχεδόν αμέσως, και ίσως παρατηρήσετε πολύ λιγότερη απογοήτευση αμέσως.

Όχι ακριβώς ένα βέλτιστο περιβάλλον εργασίας. Εικόνα από cybrgrl.


Πώς δουλεύεις?

Ας υποθέσουμε ότι η πλειοψηφία των ανθρώπων που διαβάζουν αυτήν την ανάρτηση είναι σχεδιαστές ιστοσελίδων ή / και προγραμματιστές. Αυτό κόβει πολλές δυνατότητες στο χώρο "πώς δουλεύεις". Αλλά υπάρχουν ακόμα πολλές διαφορές ως προς τον τρόπο με τον οποίο εργάζονται οι μεμονωμένοι σχεδιαστές ιστοσελίδων και προγραμματιστές. Αν θέλετε να ρυθμίσετε τον βέλτιστο χώρο εργασίας σας, θα πρέπει να καταλάβετε ακριβώς πώς δουλεύετε καλύτερα.

Σκεφτείτε πώς εργάζεστε τώρα και πώς θα μπορούσατε να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας εάν είχατε άλλα εργαλεία και συστήματα στη θέση σας.

Μην προσπαθήσετε να αλλάξετε πλήρως τις μεθόδους εργασίας σας, όμως, καθώς είναι απίθανο να παραμείνετε σε νέα συστήματα εάν δεν ενσωματώνονται στον τρόπο με τον οποίο συνηθίζετε να εργάζεστε. Τα βήματα για τα μωρά σας θα σας δώσουν συχνά καλύτερα αποτελέσματα από ότι αλλάζετε τα πάντα με τη μία.

Κάντε μια λίστα με τα πράγματα που κάνετε συνήθως σε μια εργάσιμη ημέρα και τον τρόπο με τον οποίο ολοκληρώνετε αυτές τις εργασίες. Η ρουτίνα σας μπορεί να είναι αρκετά παρόμοια από μέρα σε μέρα, ή μπορείτε να κάνετε εντελώς διαφορετικά πράγματα σε ορισμένες ημέρες της εβδομάδας. Συμπεριλάβετε όλες τις εργασίες που ολοκληρώνετε τακτικά, είτε σε ημερήσια, εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση.

Τι είδους διοργανωτής είσαι;

Το επόμενο πράγμα που πρέπει να εξετάσετε είναι πώς μένετε οργανωμένοι. Χρησιμοποιείτε έναν οργανωτή χαρτιού ή ένα σύστημα αρχειοθέτησης; Αυτοκόλλητα σημειώματα? Μια λίστα εργασιών ή διαχειριστής έργου με βάση τον υπολογιστή;

Εικόνα από τον Adam UXB Smith

Εάν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα που βασίζεται σε χαρτί, σκεφτείτε πώς αυτό πρέπει να φιλοξενηθεί μέσα στο χώρο εργασίας σας. Έχετε ένα μεγάλο διοργανωτή που χρειάζεται χώρο με εύκολη πρόσβαση στο γραφείο σας; Ή χρησιμοποιείτε μετα-σημειώσεις ότι πρέπει να είστε σε θέση να κολλήσετε στην επιφάνεια εργασίας σας ή στους τοίχους γύρω από το γραφείο σας; Θα μπορούσατε να εξυπηρετηθείτε καλύτερα από κάτι σαν λευκό πίνακα;

Σκεφτείτε πώς μένετε οργανωμένοι και κάντε μια λίστα με τα πράγματα που είναι απαραίτητα γι 'αυτό. Θα πρέπει να ενσωματώσετε αυτά τα πράγματα στο χώρο εργασίας σας, αλλά αυτό έρχεται λίγο αργότερα.

Ποια υλικά είναι σημαντικά για την εργασία σας;

Προφανώς ένας υπολογιστής και ένας πιθανός εκτυπωτής πρόκειται να βρίσκονται σε αυτή τη λίστα. Αλλά τι άλλα εργαλεία χρειάζεστε; Μπορεί να έχετε εξωτερικά ηχεία, επίπεδη σαρωτή, λάμπα γραφείου, χαρτί, στυλό, βάση για iPod ή αμέτρητα άλλα εργαλεία που χρειάζεστε και / ή θέλετε να εργαστείτε.

Εικόνα από τον William Hook

Και πάλι, κάντε μια λίστα με αυτά που είναι σημαντικά για εσάς. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να ξεριζώσετε όλα τα άλλα πράγματα που βρίσκονται στο γραφείο σας, τα οποία δεν είναι απαραίτητα.

Η κατάργηση του σωρού είναι σημαντική, καθώς θα σας κάνει πολύ πιο εύκολο να κρατήσετε τα πάντα οργανωμένα. Θυμηθείτε: το σωρό είναι ο εχθρός ενός βέλτιστου χώρου εργασίας. Κάθε φορά που πρέπει να σταματήσετε αυτό που κάνετε για να αναζητήσετε κάτι, είστε λιγότερο αποδοτικοί και λιγότερο παραγωγικοί.

Σφαίρες σημασίας

Τώρα που έχετε καταλάβει πώς εργάζεστε και τι είναι σημαντικό για τη ροή εργασίας σας, ήρθε η ώρα να κατεβείτε στην πραγματική αναδιάταξη του χώρου εργασίας σας. Δεδομένου ότι οι περισσότεροι από εσάς που διαβάζετε αυτό είναι σχεδιαστές ιστοσελίδων ή προγραμματιστές, ας κάνουμε τον υπολογιστή σας το κεντρικό κομμάτι της διάταξης σας. Για τους περισσότερους από εσάς, είναι όπου κάνετε τη συντριπτική πλειοψηφία της δουλειάς σας.

Από εκεί, υπολογίστε τι άλλο χρησιμοποιείτε πιο συχνά. Αυτό θα μπορούσε να είναι ο διοργανωτής σας, χαρτί γραφής, χαρτί γρατσουνιών ή οτιδήποτε άλλο. Βάλτε το σε απόσταση από τον υπολογιστή σας. Ένα άλλο πράγμα που πρέπει πάντοτε να βρίσκεται μέσα σε απόσταση από το χέρι είναι τα κάδο απορριμμάτων και οι κάδοι ανακύκλωσης. Είναι σημαντικό να κρατάτε το γραφείο σας καθαρό, πράγμα που σημαίνει να πετάτε τα πράγματα πριν να έχουν την ευκαιρία να συσσωρευτούν.

Σκεφτείτε για άλλα πράγματα που σας αρέσει να έχετε εύκολη πρόσβαση στον χώρο εργασίας σας. Αυτά μπορεί να είναι αρχεία πελατών, βιβλία αναφοράς που χρησιμοποιείτε συχνά, εκτυπωτές ή σαρωτές ή οτιδήποτε άλλο χρησιμοποιείτε καθημερινά. Αυτά τα πράγματα θα πρέπει να βρίσκονται σε απόσταση αρκούντως κοντά ή κοντά.

Στη συνέχεια, σκεφτείτε τα άλλα πράγματα που πρέπει να κρατήσετε στο γραφείο σας, αλλά ίσως να χρησιμοποιήσετε μόνο μία ή δύο φορές την εβδομάδα ή λιγότερο. Δεν είναι τόσο σημαντικό πού τα βάζετε, αν και θα τα θέλετε ακόμα εύκολα. Μπορούν να πάνε σε ένα ράφι, σε ένα συρτάρι ή οπουδήποτε αλλού έχετε χώρο για αυτούς, όπου μπορείτε να κρατήσετε τα πάντα οργανωμένα.

Ο στόχος εδώ είναι να βεβαιωθείτε ότι τα πράγματα που χρησιμοποιείτε πιο συχνά είναι πιο κοντά σε εσάς, ενώ τα πράγματα που χρησιμοποιείτε λιγότερο συχνά είναι πιο μακριά. Θα ποικίλει λίγο για όλους.

Για μένα, τα πράγματα που πρέπει να είναι μπροστά και στο κέντρο στο γραφείο μου είναι ο υπολογιστής μου, ένας φορητός υπολογιστής ή δύο (ή έξι) στυλό και το κινητό μου τηλέφωνο και η αποβάθρα. Για κάποιον άλλο, ένα tablet γραφικών ή ένας διοργανωτής μπορεί να είναι πιο σημαντικό και πρέπει να βρίσκεται σε αυτή την άμεση σφαίρα. Κάποιοι άλλοι ίσως θέλουν τον εκτυπωτή τους να φτάσουν στο χέρι εάν εκτυπώνουν συνεχώς τα πράγματα.

Τα πάντα στη θέση του

Μέσα σε κάθε σφαίρα σπουδαιότητας, είναι απαραίτητο να βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν ένα μέρος όπου ανήκουν. Αυτό σημαίνει να έχετε κάποιου είδους κάτοχος για τα στυλό σας, ένα συγκεκριμένο μέρος για να κρατάτε τον προγραμματιστή ή τον διοργανωτή σας και ένα καθορισμένο σημείο για τα βιβλία αναφοράς που θέλετε να κρατήσετε εύκολα.

Εικόνα από AdamSelwood

Σκεφτείτε τον τρόπο που οργανώνετε. Για μερικούς ανθρώπους, μπορεί να θέλετε να κρατήσετε πράγματα σαν στυλό στο κορυφαίο συρτάρι γραφείου σας. Για άλλους, μπορεί να θέλετε ένα φλιτζάνι ή ένα κουτί ακριβώς στο γραφείο σας για αυτούς. Το ίδιο ισχύει και για βιβλία ή σημειωματάρια. Μερικοί άνθρωποι μπορεί να θέλουν ένα ράφι για να τους κρατήσει, ενώ άλλοι θα είναι ευχαριστημένοι με μια στοίβα στο γραφείο τους. Δεν υπάρχει σωστό ή λάθος εδώ.

Μόλις τα πάντα έχουν τη δική τους θέση, βεβαιωθείτε ότι όλα επιστρέφουν στο χώρο αυτό στο τέλος κάθε ημέρας, ή ακόμα καλύτερα: μόλις τελειώσετε με αυτό. Αυτό θα κρατήσει το γραφείο σας ακατάλληλο και θα σας κάνει εύκολο να βρείτε πράγματα όταν τα χρειάζεστε, καθιστώντας σας πιο παραγωγικό.

Μπορεί να αποφασίσετε ότι χρειάζεστε πράγματα για να κρατήσετε το γραφείο σας οργανωμένο. Αυτό είναι καλό, αλλά μην πηγαίνετε στη θάλασσα. Οι πιο απλές λύσεις είναι συχνά οι καλύτερες. Αλλά εξετάστε την αγορά πράγματα όπως οι διοργανωτές συρταριών γραφείου, κάποιο είδος δοχείου για την αποθήκευση στυλό και μολύβια, και ενδεχομένως κάτοχοι αρχείων εισερχομένων ή επιτραπέζιων αρχείων.

Και πάλι, βεβαιωθείτε ότι αγοράζετε μόνο πράγματα που ταιριάζουν με τον τρόπο που εργάζεστε και δεν πρόκειται να σας προκαλέσουν περισσότερα προβλήματα ή να συμβάλλετε στην ακαταστασία.

Απαλλαγείτε από τις διαταραχές

Οι διαταραχές στην επιφάνεια εργασίας σας θα επηρεάσουν την παραγωγικότητα που μπορείτε να εργαστείτε. Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι πρέπει να κρατήσετε το γραφείο σας εξ ολοκλήρου Σπαρτιατικό, αλλά αυτό σημαίνει ότι οτιδήποτε μπορεί να σας αποσπάσει την προσοχή θα πρέπει να αφαιρεθεί.

Εικόνα από mkosut

Διαφοροποιήστε μεταξύ των περισπασμών και των δημιουργικών βοηθημάτων. Εάν κάτι πραγματικά σας βοηθά στη δημιουργική διαδικασία, κρατήστε το. Αλλά αν το χρησιμοποιήσετε ως δικαιολογία για να μην λειτουργήσετε, τότε το βάλτε αλλού.

Διατήρηση του βέλτιστου χώρου εργασίας σας

Αφού έχετε ρυθμίσει το χώρο εργασίας σας, πρέπει να το διατηρήσετε για να συνεχίσει να είναι ο βέλτιστος χώρος εργασίας.

Τα περισσότερα από αυτά τα πράγματα θα πρέπει να γίνονται καθημερινά, είτε στην αρχή είτε στο τέλος της εργάσιμης ημέρας (η οποία εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς και εξαρτάται από το αν προτιμάτε να οργανώσετε στο τέλος της ημέρας ή την αρχή).

Προσωπικά, σας συνιστώ να κάνετε τα πράγματα συντήρησης στο τέλος της ημέρας για λίγους λόγους: Πρώτον, επειδή θα είναι πιο πιθανό να το κάνετε γρήγορα και χωρίς να σας αποσπάται η προσοχή όταν τελειώσετε με την εργασία σας (το πρωί μπορεί να είναι πιο πειρασμός να παραμείνουν και να χρονοτριβούν). Δεύτερον, επειδή είναι ωραίο να έρθετε στην εργασία το πρωί σε ένα καθαρό και οργανωμένο γραφείο.

Πρώτα απ 'όλα, βεβαιωθείτε ότι τα απορρίμματα απορρίπτονται ή ανακυκλώνονται. Δεν πειράζει αν πρόκειται για ένα σωρό διασκεδασμένα σκίτσα χεριού μιας ιστοσελίδας ή κενών δοχείων σόδα ή οτιδήποτε άλλο, αν είναι σκουπίδια, το βάλτε εκεί που ανήκει. Τοποθεσίες που δεν ανήκουν περιλαμβάνουν την κορυφή του γραφείου σας, κάτω από το γραφείο σας ή οπουδήποτε γύρω από το γραφείο σας που δεν είναι κάδο απορριμμάτων. Ειλικρινά, αυτό είναι ένα από εκείνα τα πράγματα που πρέπει να γίνουν μόλις δημιουργήσετε τα εν λόγω σκουπίδια, αλλά τουλάχιστον μία φορά την ημέρα είναι ζωτικής σημασίας. Υπάρχει λίγο χειρότερο από το να ξεκινήσετε την εργασία σας περιτριγυρισμένη από σκουπίδια.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει τα πάντα στη θέση του όταν τελειώσετε με αυτό, ή τουλάχιστον μία φορά την ημέρα. Με αυτόν τον τρόπο, όταν χρειάζεστε οτιδήποτε είναι, μπορείτε να το βρείτε. Αν τα πάντα έχουν το δικό τους τόπο, αυτό πρέπει να διαρκέσει μόνο μερικά λεπτά.

Μία φορά την εβδομάδα, ελέγξτε το σύστημά σας. Βεβαιωθείτε ότι όλα είναι στη σωστή σφαίρα ή τη σημασία και μετακινήστε τα πράγματα γύρω, αν θέλετε. Καθώς το σύστημα σας είναι πιο εκλεπτυσμένο, ίσως χρειαστεί να το αναθεωρήσετε μόνο μηνιαία ή ακόμα και λιγότερα. Μην φοβάστε να αλλάξετε τα πράγματα, καθώς αλλάζουν οι μέθοδοι εργασίας σας. Και μην φοβάστε να αλλάξετε τα πράγματα αν μια νέα ρύθμιση απλά δεν λειτουργεί για εσάς.

Εικονικός χώρος εργασίας

Έχουμε μιλήσει πολύ για το φυσικό χώρο εργασίας σας, αλλά ως σχεδιαστές και προγραμματιστές, είναι πιθανό ότι περισσότερος από το έργο σας πραγματοποιείται σε έναν εικονικό χώρο. Είναι σημαντικό να οργανώσετε τον εικονικό χώρο εργασίας σας για βέλτιστη παραγωγικότητα.

Εικόνα από τον Todd W Carpenter

Πολύ συχνά, οι άνθρωποι προσπαθούν να δημιουργήσουν τον εικονικό χώρο εργασίας τους με βάση αυτό που πιστεύουν ότι πρέπει να είναι ο χώρος εργασίας. Αγωνίζονται για μια μινιμαλιστική επιφάνεια εργασίας ή οργανώνουν τους φακέλους και τα αρχεία τους με κάποιο τρόπο, επειδή άκουσαν πως αυτό το κάνει κάποιος άλλος σχεδιαστής ή προγραμματιστής.

Ξεχάστε το πώς νομίζετε ότι ο εικονικός χώρος εργασίας σας πρέπει να φαίνεται ή να εργάζεται ή να διευθετείται. Ορίστε το, ωστόσο, είναι πιο αποτελεσματικό και αποτελεσματικό για εσάς. Για μένα, έχω μια χούφτα φακέλους στην επιφάνεια εργασίας μου βάσει των διαφορετικών τύπων εργασίας που κάνω. Έχω ένα φάκελο για "εργασία" που περιέχει υποφακέλους για κάθε πελάτη που έχω, ένα φάκελο για "ιστότοπους" που έχει υποφακέλους με όλα τα αρχεία για τα προσωπικά μου έργα και φακέλους για "φωτογραφίες", "νέες γραμματοσειρές" έως ότου έχω την ευκαιρία να τα εγκαταστήσω), και μάλιστα ένα "διαφορετικό" φάκελο όπου έβαλα όλα εκείνα τα πράγματα για τα οποία δεν έχω άλλα σπίτια.

Προσπάθησα να έχω μια μινιμαλιστική επιφάνεια εργασίας, αλλά απλά δεν λειτουργεί για μένα. Εξοικονομήστε πράγματα στην επιφάνεια εργασίας μου όλη την ώρα, αλλά προσπαθήστε να καθαρίσετε τα πάντα και να τα τοποθετήσετε όπου ανήκουν κάθε δύο εβδομάδες. Μην πιέζετε τον εαυτό σας σε κάποια αφύσικη μέθοδο οργάνωσης των αρχείων και των φακέλων σας. Βρείτε το σύστημα που ταιριάζει απόλυτα στη ροή εργασίας σας.

Το ίδιο ισχύει και για τη χρήση εργαλείων όπως Spaces για να κρατάτε τα πράγματα οργανωμένα. Συνεχίζω να λέω ότι μία από αυτές τις μέρες θα αρχίσω να εκμεταλλεύομαι τα Spaces για να κρατήσω όλα τα διάφορα μου σχέδια οργανωμένα και ξεχωριστά, αλλά μέχρι στιγμής δεν έχω βρει πραγματική ανάγκη. Ακριβώς επειδή είναι στη διάθεσή σας δεν σημαίνει ότι πρέπει να το χρησιμοποιήσετε. Χρησιμοποιήστε το αν σας βοηθά, αλλιώς το αγνοήστε.

Ένα πράγμα που ίσως θέλετε να πάρετε το χρόνο να κάνετε, αν δεν το έχετε ήδη, είναι να δημιουργήσετε διαφορετικούς χώρους εργασίας στα προγράμματα που χρησιμοποιείτε τακτικά. Μπορείτε να ρυθμίσετε διαφορετικά προφίλ σε πολλά από τα προγράμματά σας (ειδικά προγράμματα Adobe) για διάφορα είδη έργων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα διαφορετικό σύνολο εργαλείων ανάλογα με το αν κάνετε ρετούς φωτογραφιών ή πρωτότυπα έργα τέχνης, σχεδιάζετε έναν ιστότοπο ή εργάζεστε σε μια διαφήμιση εκτύπωσης.

Λαμβάνοντας το χρόνο για να δημιουργήσετε χώρους εργασίας για κάθε ένα από αυτά (ή άλλα έργα που αντιμετωπίζετε τακτικά) σημαίνει ότι θα έχετε ένα βέλτιστο χώρο εργασίας, ανεξάρτητα από το τι εργάζεστε.

Περισσότερες πηγές

Υπάρχουν τόνοι υπέροχων άρθρων για καλύτερη διόρθωση τόσο του χώρου εργασίας σας όσο και των μεθόδων εργασίας σας για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητά σας. Εδώ είναι μερικές εξαιρετικές επιλογές για να ξεκινήσετε:


Γράφτηκε αποκλειστικά για WDD από Κάμερον Τσάπμαν , ανεξάρτητος συγγραφέας και σχεδιαστής.

Πώς οργανώνετε το χώρο εργασίας σας; Τι πράγματα λειτουργούν καλύτερα για εσάς;

χώρο εργασίας άριστος δημιουργία χώρου εργασίας